Как создать Битрикс24 и настроить его так, чтобы им пользовались

Что такое Битрикс24 простыми словами

Битрикс24 — сервис для работы компании в одном месте. В нём есть CRM для клиентов и сделок, задачи и проекты, чаты и звонки, документы, конструктор сайтов и форм. Есть облачная версия, которая работает на серверах разработчика, и коробочная, которую ставят на свой сервер.

Для небольшой компании главное в нём — CRM. Каждая заявка с сайта, звонок или сообщение становится карточкой: кто обратился, что хотел, что ему ответили, на каком этапе сделка. Руководитель видит воронку целиком, а не собирает картину из чатов и таблиц.

Остальные инструменты полезны, но запускать всё сразу не обязательно. С чего начать, зависит от того, что у вас болит: теряются заявки — начните с CRM, теряются задачи — с задач.

Как создать Битрикс24

Регистрация проходит на официальном сайте Битрикс24: по электронной почте или другим способом, который предложит форма. После создания сервис спрашивает, с каким инструментом вы будете работать чаще, и открывает рабочее пространство компании. Пошаговая инструкция есть в справке Битрикс24 — интерфейс меняется, поэтому сверяйтесь с ней.

Несколько решений стоит принять в момент регистрации:

• на чей аккаунт создавать. Лучше на корпоративную почту, к которой у компании останется доступ, если сотрудник уйдёт;
• кто администратор. Минимум двое: владелец и тот, кто будет отвечать за систему;
• кого приглашать сразу. Тех, кто будет работать с заявками, а не весь штат.

Тарифы и условия меняются, поэтому их смотрите на сайте разработчика в момент выбора, а не в старых обзорах.

Настройка Битрикс24: порядок, который экономит время

Начинать лучше не с кнопок, а с листа бумаги.

• Опишите процесс продаж. Что происходит от первого обращения до оплаты: заявка, звонок, расчёт, договор, оплата. Это будущие этапы воронки.
• Настройте воронку. Этапы называйте так, как их называют ваши менеджеры, а не как в чужом шаблоне.
• Оставьте в карточке только нужные поля. Каждое обязательное поле — повод для менеджера не заполнять карточку вовсе.
• Подключите источники заявок. Формы сайта, мессенджеры, телефонию, почту — по справке сервиса. Цель — чтобы обращения попадали в CRM сами, без ручного переноса.
• Распределите права и ответственных. Кто видит какие сделки, кто получает новые заявки.
• Перенесите базу клиентов. Иначе старая таблица останется главной.
• Добавьте простую автоматизацию. Уведомления о новых заявках, напоминания о звонке, задачи при смене этапа.

Лучше запустить простую рабочую версию и дорабатывать её по ходу, чем месяц настраивать идеальную.

Почему настроенной CRM не пользуются

CRM работает, только если в неё вносят каждую заявку и каждое действие. Если старый способ — тетрадь, таблица, личный мессенджер менеджера — удобнее или привычнее, люди возвращаются к нему, и система пустеет.

Причины обычно организационные, а не технические. Не договорились, кто и когда двигает сделку по этапам. Переписка с клиентом осталась в личных телефонах. Руководитель продолжает спрашивать о сделках в чате, а не смотреть в CRM, и сотрудники видят, что система ни на что не влияет.

Поэтому вместе с настройкой нужны правила: где ведётся общение с клиентом, что считается заявкой, кто отвечает за её судьбу. И кто-то внутри компании, кто первые недели следит, чтобы правила соблюдались.

Что пишут компании и интеграторы

Несколько историй из отзывов и статей — это отдельные случаи, а не статистика.

• Компания, для которой Битрикс24 стал первой CRM, после года работы пишет в отзыве на irecommend, что «порог входа тут не низкий, особенно если ранее вообще не имели опыта работы с СРМ и прочими сервисами». Автор советует обратиться к интегратору, чтобы систему «поставить на рельсы» под конкретное производство, и предупреждает, что это стоит денег. В целом отзыв положительный.
• Компания-клиент в отзыве на CRMindex, оставленном от имени ООО, пишет, что продление на следующий год за тот же функционал, по её опыту, обходится заметно дороже, а за подключение сторонних сервисов через маркет приходится платить отдельной подпиской. Там же: «требуется время, чтобы всех приучить вести все одинаково».
• Интегратор Битрикс24 в статье на Хабре рассказывает о своём клиенте, мебельной компании. CRM настроили, но: «Через месяц после запуска в нём было ровно две записи». И дальше: «Реальная работа — расчёты, эскизы, общение с клиентом — продолжалась в старой системе и в мессенджере».

Вывод автора статьи: стоимость владения и привычки команды стоит обсудить до запуска, а не после.

Битрикс24: ошибки при запуске

Ошибки, которые стоит проверить у себя до старта:

• Запускать всё сразу. CRM, задачи, сайт, телефония и документы в первую неделю — команда тонет в новом, и ни один инструмент не приживается.
• Копировать чужую воронку. Этапы из шаблона не совпадают с вашим процессом, и менеджеры двигают сделки как придётся.
• Слишком много обязательных полей. Карточку заполнять долго, и её обходят.
• Не перенести базу и историю. Старая таблица остаётся источником правды.
• Не назначить ответственного. Система, за которую никто не отвечает, зарастает дублями и брошенными сделками.
• Подключать интеграции, не проверив условия. Посмотрите, что нужно для подключения сервиса через маркет и сколько это стоит в вашем тарифе, до того, как строить на нём процесс.
• Не обучить людей. Короткая инструкция о том, как у вас ведётся сделка, полезнее общего курса.

Когда можно справиться без интегратора

Настроить Битрикс24 самостоятельно реально, если команда небольшая, процесс продаж простой, заявки приходят из одного-двух каналов и у кого-то в компании есть время разбираться по справке и обучающим курсам разработчика.

Помощь со стороны имеет смысл, когда:

• заявки приходят из нескольких каналов, и их нужно собрать в одну воронку;
• нужна связка CRM с сайтом, телефонией или учётной системой;
• в компании несколько отделов с разными процессами;
• первая попытка уже была, и системой перестали пользоваться.

Честная оговорка: Битрикс24 — не единственная CRM. Если вам нужна только воронка продаж без задач, чатов и документов, сравните его с более простыми системами до того, как тратить время на настройку.

Самопроверка через месяц после запуска

Через месяц ответьте себе на несколько вопросов:

• все ли заявки за последнюю неделю есть в CRM, или часть осталась в почте и мессенджерах;
• совпадает ли число сделок в системе с тем, сколько обращений было на самом деле;
• двигают ли менеджеры сделки по этапам или те стоят на первом;
• где идёт переписка с клиентами — в CRM или в личных телефонах;
• смотрит ли руководитель отчёты в CRM или по-прежнему спрашивает в чате;
• есть ли сделки без ответственного и без следующего шага.

Если ответы на эти вопросы неудобные, проблема не в настройке, а в правилах работы. Вернитесь к ним, прежде чем добавлять новые функции.

С чего начать

Опишите на одной странице свой процесс продаж и каналы, откуда приходят заявки. Создайте портал, настройте воронку по этому описанию, подключите главный канал заявок и договоритесь с командой о правилах. Остальное — по мере того, как CRM приживётся.

Если главная боль — заявки, которые теряются между сайтом, мессенджерами и менеджерами, посмотрите разбор про автоматизацию заявок: там о том, как собрать обращения в одном месте.

Если нужно, чтобы CRM связали с сайтом и мессенджерами и выстроили сценарии обработки заявок, посмотрите, как устроены автоматизация и CRM-интеграции.

Создать Битрикс24 — вопрос регистрации. Чтобы CRM заработала, нужны описанный процесс продаж, простая воронка, подключённые каналы заявок и правила, о которых договорилась команда.